Ikdienā mēs reti aizdomājamies par to, ka dokumenti, kas izdoti Latvijā, ārvalstīs ne vienmēr ir derīgi bez papildu apliecinājuma. Šī nepieciešamība kļūst aktuāla brīžos, kad cilvēks vēlas studēt ārzemēs, noslēgt laulību citā valstī, iesniegt uzņēmuma dokumentus ārvalstu iestādēs vai kārtot mantojuma lietas ārpus Latvijas. Lai nodrošinātu, ka dokumenti tiek atzīti arī ārpus mūsu valsts robežām, tiek izmantota dokumentu legalizācija un īpašs apliecinājums – apostille.

Avots: freepik.com

Apostille ir starptautiski atzīts apliecinājums, kas pievienots publiskam dokumentam, lai apliecinātu tā paraksta un zīmoga īstumu. To var salīdzināt ar sava veida “pases zīmogu” dokumentam – bez tā ārvalstu iestādes bieži vien dokumentu nepieņems. Šis apliecinājums ir nepieciešams tikai tajās valstīs, kas ir pievienojušās 1961. gada Hāgas konvencijai. Ja dokumentu paredzēts izmantot valstī, kas nav šīs konvencijas dalībniece, tad būs vajadzīga pilna legalizācija caur Ārlietu ministriju un attiecīgās valsts konsulātu.

Dokumenti, kam visbiežāk nepieciešams apostille

Lai gan teorētiski apostille var būt vajadzīgs dažādiem publiskiem dokumentiem, praksē visbiežāk to pieprasa šādās situācijās:

• civilstāvokļa aktiem – dzimšanas, laulības vai miršanas apliecībām, kas nepieciešamas laulību reģistrācijai, uzturēšanās atļaujām vai mantojuma lietām ārvalstīs,

• izglītības dokumentiem – diplomiem, atestātiem un sertifikātiem, ja persona vēlas turpināt studijas vai strādāt citā valstī,

• tiesu un notariālajiem dokumentiem – spriedumiem, pilnvarām, līgumiem, kas jāizmanto ārvalstu tiesās vai iestādēs,

• uzņēmumu dokumentiem – izziņām no Uzņēmumu reģistra, statūtiem, reģistrācijas apliecībām, ja uzņēmums darbojas starptautiski.

Kā notiek process

Līdz 2019. gadam apostille varēja saņemt tikai Ārlietu ministrijā, taču šobrīd process ir kļuvis daudz ērtāks – to uzliek zvērināti notāri visā Latvijā. Tas nozīmē, ka pakalpojums vairs nav centralizēts tikai Rīgā, bet pieejams arī reģionos. Turklāt, ja dokuments ir elektroniski izsniegts, piemēram, no Uzņēmumu reģistra vai kāda e-pakalpojuma, to iespējams apliecināt arī attālināti, neizejot no mājām.

Procedūra ir vienkārša: cilvēks sagatavo dokumentu oriģinālu vai notariāli apliecinātu kopiju un dodas pie notāra. Notārs pārbauda dokumentu un pievieno tam apostille – īpašu zīmogu vai uzlīmi, kas apliecina dokumenta autentiskumu. Pēc šīs procedūras dokuments kļūst derīgs izmantošanai ārvalstīs, un to var iesniegt universitātēs, tiesās, valsts iestādēs vai uzņēmējdarbības reģistros.

Kad apostille ir nepieciešama – praktiski piemēri

Dzīvē ir vairākas tipiskas situācijas, kurās bez šī apliecinājuma neiztikt:

• laulība ārvalstīs, kad jāiesniedz dzimšanas vai šķiršanās apliecība,

• bērna reģistrācija vai pilsonības pieprasīšana citā valstī,

• studijas un darbs ārzemēs, kur nepieciešami diplomi un sekmju izraksti,

• uzņēmuma reģistrācija ārvalstīs vai filiāles atvēršana,

• tiesvedība ārvalstīs, kur jāiesniedz Latvijas tiesas spriedumi vai pilnvaras.

Dokumentu tulkošana - svarīgs solis

Svarīgi atcerēties, ka ārvalstu iestādes parasti nepieņem dokumentus latviešu valodā. Tas nozīmē, ka tulkojums ir obligāts. To drīkst veikt tikai oficiāls tulkotāju birojs, kas apliecina tulkojumu ar zīmogu un parakstu. Dažos gadījumos nepieciešams arī notariāli apliecināts tulkojums, īpaši, ja dokumentu paredzēts iesniegt tiesā vai valsts iestādē. Neoficiāli tulkojumi, piemēram, pašu veikti vai neapliecināti, ārvalstīs netiek atzīti, tāpēc šis solis ir tikpat svarīgs kā pati apostille.

Kad apostille nav vajadzīga

Ir gadījumi, kad dokumentu var izmantot ārvalstīs arī bez šī apliecinājuma. Piemēram, Eiropas Savienībā kopš spēkā stājusies Regula (ES) 2016/1191, noteiktiem dokumentiem, piemēram, dzimšanas vai laulības apliecībām, legalizācija vairs nav nepieciešama. Tāpat apostille nav vajadzīga, ja dokuments paredzēts izmantošanai tikai Latvijas iestādēs. Tomēr praksē vienmēr ir vērts pārbaudīt konkrētās valsts prasības, jo dažas iestādes var pieprasīt papildu apliecinājumus.

Apostille ir būtisks solis, lai Latvijas dokumenti nezaudētu juridisko spēku ārvalstīs. Pateicoties tam, ka šo apliecinājumu tagad var saņemt pie jebkura zvērināta notāra visā Latvijā, process ir kļuvis daudz ērtāks un ātrāks. Tomēr, lai izvairītos no problēmām, vienmēr ir jāpārbauda konkrētās valsts prasības un savlaicīgi jāparūpējas par dokumentu tulkojumu oficiālā tulkotāju birojā. Tikai tad var būt drošs, ka dokumenti tiks pieņemti un izmantoti bez liekām kavēšanām.

Biežāk uzdotie jautājumi par apostille un dokumentu legalizāciju

Kas ir apostille?Apostille ir starptautiski atzīts apliecinājums, kas apliecina dokumenta paraksta un zīmoga īstumu. Tas nodrošina, ka dokuments, kas izdots Latvijā, ir derīgs izmantošanai ārvalstīs, ja šī valsts ir pievienojusies 1961. gada Hāgas konvencijai.

Kad man vajadzīgs apostille? Tas nepieciešams, ja Latvijas dokuments jāiesniedz ārvalstīs – piemēram, studijām, darbam, laulībai, mantojuma lietām vai uzņēmuma reģistrācijai citā valstī.

Vai apostille vajadzīga visiem dokumentiem? Nē. Latvijā izdoti dokumenti, kas tiek izmantoti tikai mūsu valsts iestādēs, neprasa apostille. Tāpat noteiktiem dokumentiem Eiropas Savienībā, piemēram, dzimšanas vai laulības apliecībām, legalizācija nav nepieciešama, jo spēkā ir Regula (ES) 2016/1191.

Kur Latvijā var saņemt apostille? Kopš 2019. gada to var izdarīt pie jebkura zvērināta notāra visā Latvijā. Tas padara procesu daudz ērtāku, jo vairs nav jādodas uz Ārlietu ministriju.

Cik ilgi ilgst process? Parasti apostille uzlikšana notiek ātri – bieži vien tajā pašā dienā, kad dokuments iesniegts notāram. Elektroniskos dokumentus iespējams apliecināt arī attālināti.

Vai dokumenti jāiztulko? Jā, gandrīz vienmēr. Ārvalstu iestādes nepieņem dokumentus latviešu valodā, tāpēc tulkojums ir obligāts. To drīkst veikt tikai oficiāls tulkotāju birojs, un bieži nepieciešams arī notariāli apliecināts tulkojums. Neoficiāli tulkojumi ārvalstīs netiek atzīti.

Vai apostille der visās valstīs? Nē. Tas der tikai Hāgas konvencijas dalībvalstīs. Ja dokumentu paredzēts izmantot valstī, kas nav pievienojusies konvencijai, būs nepieciešama pilna legalizācija caur Ārlietu ministriju un konkrētās valsts konsulātu.